SPEED SYSTEM

Abstract

O presente documento tem como objetivo principal documentar os requisitos (funcionais e não funcionais) e regras de negócio utilizadas para o projeto, desenvolvimento e implantação de um sistema de controle de protocolo. O sistema acima citado é o SPEED SYSTEM – Sistema de Protocolo de Documentos. O SPEED SYSTEM foi projetado e desenvolvido de acordo com as necessidades levantadas junto à secretaria da Universidade Estadual de Goiás – Câmpus Posse. Onde, para o levantamento de dados, foram realizadas entrevistas com os colaboradores. Atualmente, a secretaria do câmpus não possui um Sistema de Informação informatizado para manter o controle de protocolo de documentos. Todo o controle é realizado de forma manual, o que requer um gasto maior de tempo, além de provocar falhas de comunicação interna (entre departamentos) e gerar insatisfação por parte de quem solicita documentos à secretaria. Com a implantação do sistema SPEED SYSTEM, todo processo de solicitação de documentos, geração de protocolos, acompanhamento da tramitação entre departamentos, registro de retirada de documentos e emissão de relatórios de protocolos, passarão a ser feitos por meio de um sistema informatizado que estará também disponível para acesso externo através do Portal Web do câmpus. Dentre os resultados que serão alcançados com a implantação do SPEED SYSTEM destacam-se: a redução do tempo gasto para realização de cada processo, melhorias na comunicação interna, agilidade e segurança no armazenamento e recuperação das informações e o aumento da satisfação dos usuários do sistema (secretaria, demais departamentos e solicitantes).___________________________________________________________Abstract This document aims to document the requirements (functional and non-functional) and business rules used for the design, development and implementation of a protocol control system. The system above is SPEED SYSTEM - Document Protocol system. The SPEED SYSTEM was designed and developed according to the needs raised by the Secretary of State University of Goiás - Campus Posse. Where, for data collection, interviews were conducted with employees. Currently, the office of the campus does not have a computerized information system to maintain document control protocol. All control is done manually, which requires a greater expenditure of time, and cause internal communication failures (between departments) and generate dissatisfaction by those requesting documents to the secretariat. With the implementation of SPEED SYSTEM system, the entire process of document request, generation of protocols, monitoring the processing between departments, document withdrawal of registration and issuance of protocols of reports, will be made through a computerized system that will also available for external access through the campus Web Portal. Among the results that will be achieved with the implementation of SPEED SYSTEM include: reducing the time taken to perform each process, improvements in internal communication, agility and security in the storage and retrieval of information and increased satisfaction of users of the system (department, other departments and applicants).